메신저·메일·업무·일정·화상회의에 국내 조직이 필요로 하는 전자결재·근태까지 한 SaaS로 통합할 때 협업이 실제로 활성화되는 이유를 설명한다. 한국에너지공단과 HDC현대산업개발 사례로 통합 협업 도구가 업무 방식을 어떻게 바꾸는지를 살핀다.
핵심 포인트- 기능이 서로 다른 system에 흩어지면 사용자는 맥락을 옮겨 다니고 관리자는 여러 계정·정책을 따로 운영해야 하므로, 하나의 platform과 관리 도구로 묶어야 이용률과 협업 흐름이 이어짐
- 한국에너지공단은 인터넷망·업무망을 분리한 환경에서 외부 용역·시민단체·콜센터를 guest로 project에 초대해 흩어진 자료를 한 이력으로 모으고, 공동 편집·계약 자료 drive·임시 TF를 활용하되 기관별 customization보다 표준 기능 적응·교육이 중요하다고 평가
- HDC현대산업개발은 노후 ActiveX·IE 기반 groupware를 교체하며 화면 복제 이상의 업무 혁신을 목표로 삼고, 협업 도구는 구축으로 끝나지 않고 도입 후 새 업무 방식을 계속 설계하는 운영 project임을 강조
- 증빙이 필요한 결재는 유지하되 신청·취합·회의·보고는 project·calendar로 옮기고, ERP 결재·system message·help desk·drive·wiki를 하나의 communication center로 연결해 결론의 맥락까지 인수인계 가능한 history로 보존
왜 읽나흩어진 협업 도구를 통합하거나 노후 groupware를 교체하려는 국내 기업·공공기관 담당자에게, 도입 이후 업무 방식 전환과 사용자 참여가 성패를 가른다는 운영 관점의 사례집.